Executive Information Systeme (Exzerpte)

Executive Information Systems for Institutional Management in Higher Education (Edgar FRACKMANN)

Vor dem Hintergrund zunehmender Autonomie und Verwaltungshoheiten im Hochschulbereich steigt auch hier das Bedürfnis nach effizienterer Information und Kommunikation. Entscheidungen müssen eher auf der Ebene der Bildungseinrichtung als auf Regierungsebene gefällt werden.

Edgar Frackmann beschreibt nach einem kurzen historischen Abriss zur Verwendung von Datenverarbeitungssystemen in Organisationen („the history of computer support for managers is no success story“) die Anforderungen an moderne Executive Information Systeme, die sich aus dem konkreten Arbeitsalltag und Selbstverständnis von Führungskräften und EntscheidungsträgerInnen ergeben.

Es wird zwischen drei Arten unterschieden, auf die Manager mit Information umgehen:

• sie erhalten Informationen (information supply)
• sie kommunizieren innerhalb und außerhalt der Institution (communication support) und
• sie treffen Entscheidungen auf Basis der vorhandenen Informationen (modelling support).

Für alle diese drei Bereiche sind Executive Information Systeme im Sinne von hoch benutzerfreundlichen EDV-Anwendungen, die die Informationen sowohl standardisiert bereitstellen als auch schnelle und tiefergehende Analysen erlauben von Bedeutung.

Außerdem verweist der Text auf einige Unterschiede zwischen Hochschulbereich und klassischen Wirtschaftsbetrieben: So werden Veränderungen im Hochschulbereich nur langsamer wirksam, der „Produktionszeitraum“ ist deutlich länger, die Hierarchien sind in der Regel flacher und nicht so deutlich. Entscheidungen würden hier eher in einem Netzwerk an Entscheidungs-Zentren fallen als in einer klassischen Pyramidenstruktur. Flachere Hierarchien bedeuten allerdings auch größere Komplexität.

Hier sieht Frackmann einen Weg, durch die identitäts-stiftende Wirkung und den großen Fokus auf systemweite Information, Kommunikation und Transparenz den Bestrebungen, die Komplexität im Hochschulbereich durch stärkere und klarere Hierarchien zu reduzieren, eine andere Möglichkeit entgegenzusetzen.

IT-gestützte Informationssysteme (Uwe HANEKE)

Uwe Haneke spricht von einer zunehmenden Fragehaltung gegenüber der Hochschulen, sowohl von Seiten der Parlamente und Ministerien, als auch Seitens der „Kunden“, also sowohl der Studierenden als auch der Drittmittelanbieter.

Die relativ undurchsichtigen Entscheidungsfindungsprozesse des Hochschulbereiches erfordern eine besonders genaue Informatiosbedarfsanalyse.

1. Wer frage welche Information bei wem in der Hochschule nach?

2. Welche Entscheidung wird wo und von wem getroffen?

3. Welche Informationen benötigen die Entscheidungsträger wann an welchen Stellen?

4. Woher kommen diese Informationen? (Datenbasis)

Die klassischerweise heterogene DV-Landschaft der Hochschulen stellt an die Bereiche Datenerfassung und Datenzusammenführung besonders hohe Ansprüche. Denen kann auf verschiedene Weise begegnet werden.

• Durch die Zusammenführung bestehender Insellösungen: Die in den Einzelnen (Geschäfts-)bereichen unabhängig voneinander entstandenen Systeme bleiben bestehen und werden ein einem „übergestülptem“ System automatisch abgerufen. Das geschieht oft nicht in „Echtzeit“, sondern automatisiert in regelmäßigen Abständen. Ein Rückgriff auf die unterste („originale“) Datenebene ist hierbei nicht möglich.

• Durch die Umstellung auf vollständig integrierte Systeme: Hier greifen alle Systeme auf eine gemeinsame Datenplattform zurück. Zwar entstehen verschiedene Anwendungssysteme, doch können diese untereinander auf ihre gesammelten Daten zurückgreifen. Unnötige Mehrfacherfassungen der Daten können vermieden werden und die Datenqualität wird so verbessert. Schwierigkeiten können allerdings bei der Vereinheitlichung „gewachsener“ Strukturen von Systemdaten und Verschlüsselungen entstehen. Außerdem löst die Integration von vorher als inkompatibel gepflegter Strukturen „durch diesen Zwang zu Koordination und Abstimmung Konflikte innerhalb der Hochschule aus.“ Weiters „wird zwar seitens der Hochschulen der Aspekt der Transparenz begrüßt, doch die Angst vor zuviel Transparenz (sowohl innerhalb der Hochschulen, als auch nach Außen) bremst diese Euphorie“. (s.228)

• Durch die Nutzung von zusätzlichen IT-Werkzeugen: Zunehmend von Bedeutung sind demnach auch weitere Technologien wie Data Warehouse als „themenorientierte, integrierte, zeitbezogene und dauerhafte Sammlung von Informationen zu Entscheidungsunterstützung des Managements“.

Die Aufgabe der Filterung und Bereitstellung der so erhaltenen und verdichteten Datenmengen sieht Haneke im Bereich des Hochschulcontrolling. „Aus dem ehemaligen Datensammler wird nun ein Datenfilter. Das Controlling legt lediglich die Regeln fest, nach denen die Auswertungen für die Informationsnachfrager möglich sind.“ (s.228)

Information als Führungsmittel. Executive Information Systems: Konzeption - Technologie - Produkte - Einführung (Ernst TIERMEYER, Helmut E. ZSIFKOVITS)

Ernst Tiermeyer und Helmut E. Zsifkovits geben in diesem Buch einen Überblick über Entstehungsgeschichte und aktuellen Stand in Einsatz und Entwicklung von Executive Information Systemen (EIS), die von ihnen auch synonym als Führungsinformationssysteme (FIS) bezeichnet werden. Sie beschreiben nicht nur verschiedene zum Entstehungszeitpunkt des Buches aktuelle FIS, sondern auch die unterschiedlichen Möglichkeiten der Implementierung solcher Systeme.

Neue technische Grundlagen (billige und leistungsfähige Desktop-Computer, leicht zu bedienende Softwarelösungen mit grafischen Benutzeroberflächen, einfach zu errichtende Netzwerkarchitekturen) ermöglichen ein neues Aufleben des bereits in den 70er Jahren aktuellen Ansatz der Managementinformationssysteme. Diese „alten“ Systeme konnten sich - weder was Akzeptanz bei den Benutzern noch was die tatsächliche Leistungsfähigkeit betrifft - wirklich durchsetzen.

Inzwischen liegt bereits bei der Erstellung von FIS ein starker Fokus auf der späteren Akzeptanz der entstehenden Systeme. Die Autoren beschrieben ausführlich, welche Faktoren von Anfang an berücksichtigt und welche Teile eines Unternehmens idealerweise in Planung, Aufbau und spätere „Betreuung“ und Weiterentwicklung des FIS einbezogen werden sollten, um den Bedürfnissen der Organisation später gerecht zu werden.

Ausgehend von einem sich schnell verändernden Markt, der nach immer schnelleren unternehmerischen Entscheidungen verlangt, bieten EIS inzwischen tatsächlich die Möglichkeit, übersichtliche und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen sobald sie benötigt werden (zum Teil sogar ad-hoc) zu erzeugen. „Grundsätzlich gilt: Eine EIS-unterstützte Entscheidungsvorbereitung ermöglicht gegenüber der konventionellen (bei gleichem Entscheidungszeitpunkt) einen höheren Sicherheitsgrad oder (bei gleichem Sicherheitsgrad) eine frühzeitige Entscheidung“ (s.39)

Ausgangspunkt eines solchen Systemes sollte demnach immer ein entsprechendes Einsatzkonzept sein. Wer soll später mit diesem System arbeiten, welche speziellen Bedürfnisse werden demnach an das System gestellt, welche Daten sollen zur Verfügung stehen, wie können diese ansprechend aufgearbeitet werden?

Besonderes Augenmerk legen die Autoren hier auf die kritischen Erfolgsfaktoren. „Die Analyse der kritischen Erfolgsfaktoren einzelener Unternehmensbereiche und die ständige Überprüfung der Inhalte bilden die Grundlage für unternehmenspolitische Entscheidungen“ (s.130).

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Executive Information Systeme (Literatur)

Executive Information Systeme (Exzerpte)

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